SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DAN BILLING SYSTEM PDAM

Gambaran Umum
Informasi adalah data yang berguna yang selanjutnya diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Sistem informasi akuntansi adalah sekumpulan sumberdaya yang diatur untuk mengubah data transaksi keuangan menjadi informasi keuangan (akuntansi). Produktivitas perusahaan dapat ditingkatkan dengan sistem informasi akuntansi yang baik.

Masalah yang dihadapi beberapa PDAM saat ini adalah belum adanya aplikasi terintegrasi yang meliputi billing system, pencatatan piutang, persediaan, aktiva tetap, dan akuntansi. Billing system dan pencatatan piutang yang ada pada beberapa PDAM hanya berupa rekaman data tagihan pelanggan dalam bentuk file data saja (back end) dan aplikasi yang ada sebagian besar masih berbasis DOS sehingga pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan dilakukan secara manual dan memerlukan waktu yang lama. Beberapa PDAM lainnya memang sudah memiliki aplikasi sistem informasi akuntansi namun aplikasi tersebut saat ini belum terhubung dengan subsistem lainnya semisal billing, inventory dan fixed asset.

Sejak tahun 2003 BPKP telah mengembangkan dua buah versi sistem informasi akuntansi PDAM yang terintegrasi (selanjutnya lebih dikenal dengan software “Sikompak”). Saat ini Sikompak versi basic (fitur lengkap tetapi tidak terintegrasi) telah diinstall pada lebih dari 30 PDAM di seluruh Indonesia, sementara untuk versi Sikompak terintegrasi telah diimplementasikan pada PDAM Kota Balikpapan, PDAM Kabupaten Karawang, PDAM Kabupaten Banyumas, PDAM Kabupaten Purworejo, PDAM Kabupaten Kulonprogo, dan PDAM Kota Samarinda. Untuk beberapa PDAM lain seperti PDAM Kab. Solok, PDAM Tarakan, PDAM Kutai Kartanegara, dan PDAM Gorontalo saat ini masih dalam tahap awal implementasi.

Tujuan Kegiatan
Terciptanya aplikasi sistem informasi akuntansi (SIA) yang terintegrasi di mana di dalamnya mencakup billing system, pencatatan piutang, pencatatan persediaan, pencatatan aktiva tetap, dan akuntansi yang dapat mendukung pengambilan keputusan.

Sasaran/Hasil yang Diharapkan

1. Sistem Informasi Akuntansi akan menghasilkan output berupa pelaporan atas seluruh transaksi keuangan perusahaan dan disajikan dalam bentuk laporan keuangan yaitu, Neraca Perusahaan, Laporan Rugi Laba dan Laporan Arus Kas. SIA yang dirancang secara sistematis dan mengadopsi teknologi informasi ini diharapkan dapat memberikan kemudahan dalam melakukan pencatatan transaksi dan menyajikan informasi yang akurat serta tepat waktu.
2. Sistem Informasi Aktiva Tetap dan Persediaan yang telah terkomputerisasi dan terintegrasi sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari Sistem Informasi Akuntansi, akan menghasilkan laporan-laporan pendukung bagi laporan keuangan PDAM, berupa rincian-rincian persediaan dan aktiva tetap.
3. Dengan implementasi Billing System yang terkomputerisasi dan terintegrasi maka diharapkan dapat memberikan kemudahan dalam melakukan pencatatan, pengolahan data transaksi serta menyajikan informasi yang akurat serta tepat waktu. Hal ini sangat memungkinkan karena billing system telah disusun sedemikian rupa sehingga dapat menangani transaksi secara on-line, bahkan data yang ada dapat digunakan untuk informasi tagihan rekening air minum lewat telepon maupun transaksi on-line lewat ATM.

Ruang Lingkup

1. Ruang lingkup Implementasi aplikasi Sikompak pada Bagian Akuntansi/Pembukuan meliputi pencatatan dan pengolahan data atas transaksi keuangan yang meliputi penjurnalan, posting hingga menghasilkan laporan keuangan perusahaan (General Ledger System).
2. Ruang lingkup Sistem Informasi Aktiva Tetap dan Persediaan terdiri dari mutasi penambahan dan pengurangan pada aktiva tetap dan persediaan serta perhitungan penyusutan dan nilai buku aktiva tetap.
3. Ruang Lingkup implementasi Billing System yang telah terkomputerisasi terdiri dari beberapa sub-sistem antara lain sub-sistem penyambungan baru, sub-sistem administrasi rekening, sub-sistem pelayanan pelanggan (customer service) dan sub-sistem penagihan dan penerimaan kas.

Tahap Pelaksanaan Pekerjaan

1. Tahap Persiapan:
1. Pembentukan Tim Penyusun.
2. Survey awal, yang mencakup inventarisasi sumber daya yang dimiliki, mempelajari aplikasi dan database yang sudah dimiliki, mempelajari manual dan kebijakan akuntansi perusahaan, inventarisasi permasalahan serta inventarisasi/ mempelajari informasi dan format laporan yang diinginkan.
3. Penyusunan spesifikasi aplikasi SIA.
4. Penyusunan uraian rinci pekerjaan dan skedul kerja.
5. Penyusunan TOR dan MoU.
2. Tahap Penyusunan Aplikasi SIA
1. Penyusunan struktur database.
2. Transfer data dari format database lama kepada struktur database yang baru.
3. Penyusunan program/aplikasi SIA yang meliputi perancangan output, formulir dan program/aplikasi.
4. Pengujian awal aplikasi SIA.
5. Penyesuaian kembali aplikasi SIA.
6. Penyusunan manual aplikasi SIA.
3. Tahap Uji Coba Penerapan Aplikasi SIA
1. Sosialisasi dan presentasi aplikasi SIA yang baru.
2. Pelatihan operator.
3. Simulasi penerapan aplikasi SIA.
4. Reorganisasi penyimpanan hard copy document.
5. Penyesuaian rancangan aplikasi SIA sehingga diperoleh aplikasi SIA yang siap untuk digunakan.
4. Tahap Penerapan Aplikasi SIA
1. Penerapan aplikasi SIA secara menyeluruh.
5. Tahap Penyelesaian
1. Penyusunan laporan penyelesaian pekerjaan.
2. Pembahasan laporan penyelesaian pekerjaan dengan pejabat yang bertanggung jawab.
3. Pengesahan penggunaan aplikasi SIA.
6. Tahap Pemantauan dan Evaluasi
1. Pemantauan atas penerapan aplikasi SIA.
2. Penyesuaian rancangan aplikasi SIA sehingga diperoleh aplikasi SIA yang lebih baik dan lebih mudah digunakan.

Sumber: http://www.bpkp.go.id/index.php?idunit=21&idpage=2694